Программы автоматизации бизнеса и складского учета, веб програмирование, постановка учета.

Система проведения тендеров на предприятии

Электронная Торговая Площадка (ЭТП) предназначена для проведения мероприятий по выбору поставщиков товаров и услуг в рамках Предприятия, его филиалов и управляемых обществ.

Торговая площадка может быть реализована на отдельном поддомене в рамках текущего дизайна корпоративного сайта Предприятия с целью организации бесшовной связи.

Данная разработка является уникальной.

В рамках ЭТП выполняются следующие основные действия:

  • Регистрация на площадке нового Контрагента (доступно подрядчикам).
  • Проведение процедуры Авторизации (предквалификации) подрядчиков для предоставления доступа к получения доступа к Закрытым лотам.
  • Размещение лотов и рассылка уведомлений о публикации лота зарегистрированным подрядчикам (доступно ответственным исполнителям Заказчика).
  • Предоставление коммерческого предложения по размещенным лотам (доступно подрядчикам).
  • Проведение редукционов по лоту (запрос снижения цен).
  • Рассылка уведомлений о победителях конкурса.
  • Ограничение доступа подрядчиков к участию в лотах (доступно ответственным сотрудникам экономической безопасности).

Обобщенное описание Электронной Торговой Площадки.

Первым этапом взаимодействия с Контрагентами является процедура предварительной регистрации. Контрагент регистрируется в системе, заполняет анкету установленного образца, отмечает разделы номенклатуры, по которым может (хочет) принимать участие в тендерах, загружает сканы документов, в соответствии с требованиями Предприятия.

После ввода всей обязательной информации (после внесения изменений, устранения недостатков и т.п.) Контрагент автоматически получает доступ к участию в открытых тендерах по выбранной номенклатуре.

При этом формируется запрос на проверку правильности предоставленных данных уполномоченным сотрудникам Предприятиям. По результатам проверки, Контрагенту могут быть установлены замечания или ограничения доступа к лотам (тендерам).

В случае отсутствия замечаний, Контрагент может быть авторизован для участия в Закрытых лотах по выбранной номенклатуре.

На Торговой площадке организована гибкая настройка прав доступа сотрудников Предприятия к функциональным возможностям, в зависимости от роли (группы пользователей). Ограничение доступа также может зависеть от места работы (филиала), Управления и занимаемой должности. При необходимости, определенные дополнительные полномочия могут подключаться на время, с автоматическим отключением по окончании срока действия.

Публикуемые лоты подразделяются на:

  • Номенклатурный. Как правило, применяется для проведения тендеров ТМЦ. Предполагает предварительную подготовку номенклатуры для формирования лота. По результатам тендера формируется аналитическая справка. Лот может быть ОТКРЫТЫЙ (доступен для всех зарегистрированных подрядчиков) или ЗАКРЫТЫЙ (доступен только для авторизованных подрядчиков).
  • Безноменклатурный. Применяется для проведения общих тендеров на Услуги. Лот может быть ОТКРЫТЫЙ (доступен для всех зарегистрированных подрядчиков) или ЗАКРЫТЫЙ (доступен только для авторизованных подрядчиков).
  • Специализированный. Лот для проведения по специфическому набору услуг определенного Управления. По результатам тендера может быть сформировано ряд аналитических документов, помогающих принять решение по выбору победителя лота. Лот может быть ОТКРЫТЫЙ (доступен для всех зарегистрированных подрядчиков) или ЗАКРЫТЫЙ (доступен только для авторизованных подрядчиков).

Перед проведением тендера Исполнитель подготавливает в определенном формате спецификацию тендера и загружает ее в ЭТП (для номенклатурных лотов). Данные могут быть предварительно подготовлены в учетной программе на основании потребностей о закупках. Затем Исполнитель указывает период публикации лота, загружает техническую документацию и иную существенную информацию по лоту. При публикации, лот автоматически размещается на основном сайте Компании. При этом, всем Контрагентам, авторизованным для участия по номенклатуре публикуемого тендера рассылаются уведомления по электронной почте о новом лоте. Опубликованная на сайте информация об Открытых лотах доступна для ознакомления всем посетителям сайта Заказчика. Информация о Закрытых лотах в общем доступе не публикуется.

Контрагент в личном кабинете подтверждает свое участие в тендере и получает доступ к форме заполнения коммерческого предложения. После заполнения спецификации и предоставления дополнительной информации по лоту, готовое коммерческое предложение в распечатанном виде подписывает уполномоченный сотрудник Контрагента и, в отсканированном виде, загружает на ЭТП. При необходимости, Контрагент загружает на ЭТП иные опросные листы, схемы и иные сопроводительные документы для участия в тендере. После загрузки скана коммерческое предложение фиксируется. До момента окончания срока приема заявок информация, содержащаяся в коммерческом предложении доступна для ознакомления только самому Контрагенту.

Исполнитель во время проведения лота, может контролировать количество и состав участников. Для каждого участника отображается этап участия в тендере (потенциальный участник, участник, готовность предложения). До момента окончания приема заявок по лоту Исполнитель вправе отменить лот, указав причину отмены. При этом всем Контрагентам, авторизованным для участия в лоте отправляются уведомления на контактный адрес электронной почты.

После окончания срока приема заявок, Исполнителю предоставляется доступ к формированию аналитической справки. Аналитическая справка формируется автоматически, на основе спецификаций, заполненных участниками тендера. При необходимости, Исполнитель вправе объявить второй (или последующий) этап проведения тендера, при этом указав общую информацию о проводимом этапе и, при необходимости, персональные замечания каждому контрагенту-участнику.

После завершения тендера Исполнитель может отметить Контрагента(-ов), победивших в тендере и добавить какие-либо комментарии.

Лот, работа с которым полностью завершена Исполнитель переносит в архив. При этом участникам лота рассылаются уведомления о победе в лоте. Результаты проведения тендеров при этом попадают в соответствующий раздел ЭТП, доступный для ознакомления всем посетителям сайта.

Информация о лотах, находящихся в архиве, доступна только для ознакомления для Исполнителя или иных уполномоченных сотрудников Компании.